Traduire un document Word sans perdre la mise en forme

Pourquoi la mise en forme casse quand on traduit un fichier Word

Quand on copie le texte, qu'on le colle dans un traducteur en ligne puis qu'on recolle le résultat dans le document, tout se défait : les styles de titres disparaissent, les listes numérotées repartent de 1, les tableaux deviennent du texte brut, les en-têtes, pieds de page et notes sont tout simplement oubliés.

Un fichier .docx n'est pas un simple texte. C'est un ensemble structuré : des paragraphes rattachés à des styles, des tableaux, des zones de texte, des en-têtes, des notes de bas de page et des champs automatiques (table des matières, renvois, numéros de page). Pour garder la mise en forme, il faut traduire le texte à l'intérieur de cette structure, sans la reconstruire à la main. Les différences entre outils gratuits et service professionnel sur ce point sont détaillées dans notre comparatif des traducteurs en ligne.

Le second piège, c'est la longueur. Une phrase traduite n'a jamais exactement la longueur de l'originale : selon la langue, le texte peut raccourcir ou s'allonger. Une mise en page réglée « au millimètre » supporte mal ces variations.

Préparer le fichier Word avant de le faire traduire

Un peu de préparation sur l'original évite bien des retouches sur la traduction.

1. Enregistrer au format .docx

Les anciens fichiers .doc (Word 97-2003) ne sont pas le format à déposer. Ouvrez le document, puis Fichier › Enregistrer sous › Document Word (.docx). Profitez-en pour vérifier que la conversion n'a rien déplacé.

2. Accepter ou refuser les modifications suivies

Si le suivi des modifications est actif, le fichier contient plusieurs versions d'un même passage. Dans l'onglet Révision, acceptez ou refusez toutes les modifications, puis supprimez les commentaires internes. Vous saurez ainsi exactement quel texte sera traduit : la version finale, et elle seule.

3. Remplacer les bricolages de mise en page

Aligner une colonne à coups d'espaces, forcer un changement de page en enchaînant des retours à la ligne : ces astuces tiennent tant que le texte ne bouge pas. Après traduction, tout se décale. Utilisez plutôt :

• des tabulations réglées et des retraits de paragraphe ;
• de vrais sauts de page (Ctrl + Entrée) ;
• des styles de titres et de paragraphes avec un espacement avant et après.

4. Laisser de la marge aux tableaux et aux zones de texte

Une ligne de tableau à hauteur fixe ou une zone de texte aux dimensions bloquées coupera un texte traduit plus long. Dans Propriétés du tableau › Ligne, choisissez une hauteur « Au moins » plutôt que « Exactement ». Ce réglage est utile dès que la traduction risque d'être plus longue que l'original.

5. Repérer le texte figé dans les images

Le texte d'un logo, d'une capture d'écran ou d'un schéma exporté en image fait partie de l'image, pas du document : il n'est pas lu comme du texte. Si ce schéma doit exister dans la langue cible, prévoyez de le refaire à partir des libellés traduits.

Traduire le document Word avec Manuce, étape par étape

1. Déposez le fichier dans l'application, jusqu'à 40 Mo. Le nombre de mots est compté sur le document réel.
2. Choisissez la ou les langues parmi les 96 langues disponibles, dans les deux sens.
3. Choisissez le niveau : Essentiel, Professionnel ou Premium.
4. Consultez le devis, affiché avant tout paiement, et l'extrait traduit gratuitement : vous jugez sur votre propre texte.
5. Récupérez la traduction en quelques minutes dans votre espace client et par email, avec la mise en page d'origine : images, tableaux et polices restent en place.

Chaque document est confié au spécialiste de sa matière. Pour une note interne, un compte rendu, un courrier ou un document sans domaine marqué, c'est Atlas, le spécialiste des documents généraux. Un contrat part chez Thémis, une documentation technique chez Dédale : la liste complète figure sur la page des spécialistes.

Côté confidentialité, aucun humain ne lit vos fichiers, les serveurs sont en France et vos documents ne servent à aucun apprentissage. Le détail est dans notre politique de confidentialité.

Combien coûte la traduction d'un document Word ?

Prenons un document Word de 2 000 mots (environ 5 pages), du français vers l'anglais. Voici les montants affichés au devis le jour de la rédaction de cet article :

Le total est arrondi à l'euro supérieur, la mise en page d'origine est comprise dans le prix. TVA non applicable, article 293 B du CGI. La grille complète est sur la page tarifs, et notre guide du prix d'une traduction professionnelle explique comment se forme un devis.

Pour choisir : Essentiel suffit pour comprendre un document reçu ou une diffusion interne ; Professionnel convient à un document prêt à envoyer ; Premium s'adresse aux textes engageants ou très exposés, avec relecture croisée.

Les vérifications à faire après la livraison

• Mettre à jour les champs : Ctrl + A, puis F9. La table des matières et les renvois reprennent alors les titres traduits.
• Changer la langue de vérification : Révision › Langue › Définir la langue de vérification, pour que le correcteur travaille dans la bonne langue.
• Contrôler les sauts de page, les fins de tableaux et les titres isolés en bas de page.
• Vérifier nombres et dates : 1 000,50 en français s'écrit 1,000.50 en anglais ; 04/05 se lit 4 mai en France et au Royaume-Uni, mais 5 avril aux États-Unis.
• Relire en-têtes, pieds de page et notes, faciles à oublier à la relecture.
• Faire relire par une personne qui connaît le sujet si le document vous engage.

Les cas que ce type de traduction ne couvre pas

Si votre fichier Word reprend un acte d'état civil, un diplôme, un jugement ou un extrait Kbis destiné à une administration, il vous faut une traduction assermentée, réalisée par un traducteur expert près une cour d'appel. Manuce ne la propose pas ; notre guide sur la traduction assermentée vous aide à savoir quand elle est exigée.

Enfin, si vous hésitez entre envoyer le Word ou un PDF, privilégiez le Word source. Les PDF scannés sans couche de texte ne sont pas traités, et vers l'arabe, l'hébreu, les écritures indiennes et le thaï, la mise en page d'origine d'un PDF n'est pas disponible. Pour les autres cas, voyez notre guide pour traduire un PDF sans casser la mise en page.