Traduire une procédure qualité (SOP) Word en espagnol

Ce qui change quand une SOP passe en espagnol

Une procédure qualité est d'abord une suite d'ordres et d'exigences. En espagnol, trois points méritent votre attention.

• La forme des instructions. Les procédures rédigées en espagnol emploient couramment l'infinitif (« Verificar la temperatura del baño ») ou l'impersonnel (« Se registra el resultado en el formulario F-07 »). Une SOP française à l'infinitif (« Vérifier », « Consigner ») se transpose donc naturellement ; l'essentiel est qu'une même forme soit tenue d'un bout à l'autre du document.
• Le degré d'obligation. « doit » devient debe ou deberá, « il est recommandé de » devient se recomienda. Cette nuance est celle qu'un auditeur lira en premier : contrôlez-la dans les étapes critiques.
• Le vocabulaire selon le pays. En Espagne, notamment dans l'industrie pharmaceutique, une SOP est souvent appelée PNT (procedimiento normalizado de trabajo) ; en Amérique latine, on rencontre plutôt POE (procedimiento operativo estándar). Le vocabulaire courant varie aussi (ordenador en Espagne, computadora au Mexique). Vérifiez dans l'extrait gratuit que les termes conviennent au site qui appliquera la procédure.

Les sigles internes et les codes de documents (SOP-QA-012, F-07, rév. 04) doivent rester identiques, sans quoi les renvois entre documents du système qualité ne fonctionnent plus.

Nombres, tableaux et cartouches : les pièges propres à l'espagnol

• Séparateur décimal. L'Espagne écrit 2,5 mg comme en français ; le Mexique et une partie de l'Amérique centrale écrivent généralement 2.5 mg. Dans une SOP, une tolérance mal lue (1,000 ou 1.000) est une erreur de fond : relisez les plages de valeurs.
• Dates. Le format jour/mois/année (15/03/2025) est la norme en Espagne et dans la plupart des pays hispanophones ; un historique de révisions venu d'un original américain mérite un contrôle.
• Majuscules accentuées. L'espagnol conserve les accents sur les capitales : un titre en majuscules devient « ÁMBITO DE APLICACIÓN », pas « AMBITO DE APLICACION ». La police de l'original étant conservée, assurez-vous qu'elle contient bien Á É Í Ó Ú Ñ Ü ¿ ¡.
• Points inversés. Une liste de contrôle formulée en questions s'écrit « ¿Se ha limpiado el equipo? », avec le point d'interrogation ouvrant.
• Longueur. Le texte espagnol est proche du français en longueur et plus long que l'anglais. Dans les colonnes étroites d'une matrice de responsabilités, « Responsable de Aseguramiento de la Calidad » passe sur plusieurs lignes, ce qui peut décaler les sauts de page.

Le cartouche de signatures (« Rédigé par / Vérifié par / Approuvé par ») devient en général « Elaborado por / Revisado por / Aprobado por » ; les noms et fonctions des signataires restent les vôtres.

Ce que Manuce rend exactement, et ce qu'il ne fait pas

Votre SOP est traitée par Dédale, le moteur spécialisé dans les documents techniques. Sont traduits :

• les paragraphes et les listes numérotées d'étapes ;
• les tableaux, y compris l'historique des révisions et la matrice des responsabilités (une cellule fusionnée n'est traduite et facturée qu'une fois) ;
• les en-têtes et pieds de page, où figurent souvent le titre, le code et l'indice de révision ;
• les zones de texte, par exemple les encadrés « Attention » ou les logigrammes dessinés en formes Word.

Le .docx d'origine est rendu morceau de texte par morceau de texte : polices, tailles, couleurs, gras et italique, styles, numérotation et largeurs de tableau restent ceux de l'original. Un contrôle compare automatiquement la forme du document traduit à celle de l'original et signale tout écart. Vous recevez le fichier dans son format d'origine, plus une version Word, un PDF et le texte brut.

Ce qui n'est pas fait : les champs automatiques (sommaire, renvois du type « voir § 5.2 ») gardent leur fonctionnement, mais leurs numéros ne sont pas recalculés ; une mise à jour des champs dans Word s'en charge. Un logigramme collé sous forme d'image ne figure pas parmi les éléments traduits. Manuce ne produit pas de traduction assermentée et ne remplace pas votre circuit d'approbation : la version espagnole doit être revue et signée selon votre système qualité.

Pour une procédure destinée à un site hispanophone, le niveau Professionnel, traité par le spécialiste du domaine, vise un document prêt à transmettre ; Essentiel suffit pour comprendre une SOP reçue d'un fournisseur.

Préparer le fichier et vérifier la version espagnole

Avant le dépôt :

• Acceptez ou refusez les modifications suivies et supprimez les commentaires de relecture : seule la version finale doit partir en traduction.
• Si un logigramme est une image, remplacez-le si possible par des formes Word ou des zones de texte.
• Notez les termes qui doivent rester tels quels (nom d'équipement, code produit, référence de norme comme ISO 9001) pour les contrôler ensuite.

Après livraison :

1. Ouvrez le .docx et mettez à jour les champs pour recalculer le sommaire et les renvois.
2. Relisez les valeurs chiffrées, les unités (2–8 °C) et le séparateur décimal selon le pays.
3. Vérifiez les codes de documents et les termes à conserver.
4. Faites relire les étapes critiques par une personne du site hispanophone avant approbation.

En pratique

1. Finalisez la SOP : modifications suivies acceptées, commentaires supprimés.
2. Déposez le .docx et choisissez l'espagnol : le devis s'affiche sur le nombre exact de mots.
3. Lisez l'extrait gratuit pour vérifier le vocabulaire et la forme des instructions.
4. Payez, puis téléchargez le .docx traduit, la version Word, le PDF et le texte brut.
5. Mettez à jour les champs dans Word et faites approuver la version espagnole.